Als IT-manager blijft het een uitdaging om je IT-resources te beheren. Weet jij bijvoorbeeld hoeveel verschillende applicaties er in jouw organisatie gebruikt worden? En hoeveel licenties je voor diverse software hebt? Heb je wel een compleet overzicht van de endpoints in jouw organisatie? We vertellen je hoe inzicht leidt tot besparingen.

De natuur streeft naar chaos en datzelfde lijkt te gelden voor de ICT binnen organisaties. Als IT-beheerder krijg je soms het gevoel dat iedereen maar installeert waar hij zin in heeft en voortdurend al zijn werk doet op meegebrachte computers en smartphones van thuis. En eerlijk is eerlijk, veel IT-beheerders lopen ongewild achter de feiten aan.

Heb je enig idee hoeveel applicaties er in jouw organisatie gebruikt worden? De kans is groot van niet en daarmee bevind je je in goed gezelschap. Een gemiddeld bedrijf gebruikt bijna 90 applicaties, en dat aantal is met 21 procent gestegen ten opzichte van drie jaar geleden. Tien procent van de bedrijven gebruikt maar liefst 200 apps of meer. Geen wonder dat je dat nauwelijks kunt bijbenen. Veel beheerders denken dus ook dat er veel minder applicaties in gebruik zijn dan in werkelijkheid.

Tip 1: zorg voor inzicht in je applicaties

Niet alleen is het nodig om in kaart te brengen welke applicaties er in jouw organisatie worden gebruikt, je moet ook nauwkeurig nagaan of je voor alle apps en elke gebruiker daarvan de juiste licenties hebt.

Het is wel bijna zeker dat je voor een aantal applicaties op te weinig licenties uitkomt, maar daar staat tegenover dat er ook veel applicaties zullen zijn die niet of nauwelijks gebruikt worden, en die je dus met een gerust hart kunt opzeggen. Onder de streep spring je er dan positief uit qua kosten.

Er zijn nog wel een paar redenen te bedenken waarom ongebruikte software ongewenst is:

  • Deze krijgen geen updates en kunnen dus potentieel de achterdeur open zetten voor hackers.
  • Geen updates betekent ook geen zicht op compliancy en privacy.

Wanneer je uiteindelijk zeker weet dat je alles in kaart hebt gebracht, laat je het natuurlijk nooit meer zover komen. Dan investeer je in een goede endpoint management tool (bonus tip), waarmee je op afstand de software op de eindgebruikerswerkplekken kunt beheren: uitrollen, updaten, monitoren.

Tip 2. Kijk naar alternatieven in de cloud

SaaS is je beste vriend als IT-beheerder, en ook van je CIO. Jij bent vooral blij met het begrip ‘geen omkijken naar’. De SaaS-leverancier zorgt voor het platform en de infrastructuur en jij hoeft alleen maar de gebruiker aan te melden en instellingen goed te zetten. Voor je C-level collega’s zijn de transparante kosten heel fijn. Je gebruikt alleen wat je nodig hebt, en je kunt (meestal) per maand opzeggen. Nieuwe medewerker? Extra abonnement op bijvoorbeeld Microsoft 365 of Google WorkSpace. Onoverkomelijke ontslagronde? Zeg gewoon de abonnementen op. Geen dure, ongebruikte ‘enterprise’ licenties dus.

Tip 3: virtualiseer de on-premise apps

Voor de apps die geen SaaS-alternatief hebben, of bijvoorbeeld op maat zijn gemaakt, kun je overwegen om te gaan virtualiseren. In de cloud natuurlijk. Sommige voordelen die gelden voor SaaS komen hier terug. Je hoeft je niet druk te maken om de servers, die staan in de cloud en worden door de cloudprovider beheerd. Ook hier gebruik je alleen wat je nodig hebt, waardoor je geen dure investeringen in hardware hoeft te doen. De maandelijkse kosten vallen onder het operationele budget, wat ook op C-level weer zeer gewaardeerd wordt. Hetzelfde kun je zeggen van eventuele opslag in de cloud.

Op het niveau van het besturingssysteem en de applicaties betekent het voor de gebruikers dat ze overal in kunnen loggen en altijd hun eigen bureaublad te zien krijgen. Dit is natuurlijk een uitkomst nu veel meer mensen niet meer elke dag op kantoor zijn. Uiteraard beheer je alles op afstand en betaal je ook hier weer alleen voor wat je nodig hebt.

Met een slimme applicatiestrategie kun je flink besparen. Ben je benieuwd hoe endpoint management tool Easy Software Deployment je helpt IT-beheer makkelijker te maken? Kijk in de agenda wanneer onze experts beschikbaar zijn en plan direct een demo in.